Τι συμβαίνει στην ψυχολογία σου όταν αυξάνονται τα αδιάβαστα emails; Θα μπορούσαμε να χωρίσουμε τους ανθρώπους σε δύο μεγάλες κατηγορίες, με βάση τον τρόπο που διαχειρίζονται καθημερινά το mailbox – είναι οι τακτικοί, οργανωτικοί τύποι που έχουν αναπτύξει το συνήθειο να επαναφέρουν καθημερινά τα αδιάβαστα μηνύματα στον αριθμό μηδέν, με την ίδια φυσικότητα που στρώνουν το κρεβάτι πριν φύγουν για το γραφείο, είναι κι εκείνοι που όποτε ανοίγουν τα emails τους, βρίσκονται χαμένοι μέσα σε μια ατελείωτη λίστα από χιλιάδες αδιάβαστα μηνύματα, με τα οποία η μάχη φαντάζει μυθική, σαν εκείνη του Ηρακλή με τη Λερναία Ύδρα.
Σβήνεις ένα, εμφανίζονται δύο. Ώσπου παραδίνεσαι και κλείνεις την καρτέλα.
Προφανώς, το κείμενο αυτό αφορά τη δεύτερη κατηγορία ατόμων. Πολλά από αυτά τα άτομα, μάλιστα, από ένα σημείο και μετά συμβιβάζονται με την ιδέα του χάους στο mailbox και απλά μαθαίνουν να σκανάρουν επί τροχάδην τους τίτλους και τη διεύθυνση του αποστολέα προσπαθώντας να διακρίνουν ποια απ΄ αυτά τα emails είναι σημαντικά ή επείγοντα – π.χ. λογαριασμοί, ιατρικά ραντεβού, ενημερώσεις από τράπεζες. Είναι σίγουρο ότι θα τα καταφέρουν κάθε φορά χωρίς να παραπέσει το παραμικρό; Όχι, και αυτό αποτελεί μια μόνιμη πηγή άγχους και ανασφάλειας που εύκολα θα μπορούσες να είχες γλιτώσει, όπως έδειξε μια πρόσφατη έρευνα.
Ειδικότερα, νέα δειγματοληπτική έρευνα αγγλικού πανεπιστημίου που δημοσιεύθηκε στο επιστημονικό περιοδικό Information Research έδειξε πως τα συσσωρευμένα αδιάβαστα emails ενδεχομένως να σου προκαλούν δυσφορία και δυσανασχέτηση για την ευρύτερη προσωπική σου οργάνωση και τους στόχους που θέτεις.
Η έρευνα απηύθυνε ερωτήσεις σε περισσότερους από 300 συμμετέχοντες κατά βάση από Αυστραλία αλλά και χώρες της Δύσης όπως οι Ηνωμένες Πολιτείες, το Ηνωμένο Βασίλειο, η Ελβετία και η Πορτογαλία κ.ά., σχετικά με το πώς διαχειρίζονται το ηλεκτρονικό τους αρχείο.
Τα δύο τρίτα των ερωτηθέντων χρησιμοποιούν το email τους για να διαχειρίζονται όλες τις οικονομικές υποχρεώσεις τους μέσα στον μήνα (λογαριασμοί, αποδείξεις, συνδρομές κ.ά.), ενώ πολλοί απέδωσαν τη χαοτική κατάσταση με τα μη αναγνωσμένα σε ανεπιθύμητα newsletter όπου εγγράφηκαν κατά λάθος, στο σπαμάρισμα από εταιρείες προώθησης και στην ανασφάλεια ότι μπορεί κάτι από αυτά να χρειαστεί στο μέλλον, οπότε καλού κακού αποφεύγουν το delete.
Όπως ήταν αναμενόμενο, δεν παραδέχθηκαν με ευθύτητα το λάθος τους σε επίπεδο οργάνωσης και συνέπειας.
Περίπου οι μισοί, όπως αποδείχθηκε, ακόμη και αν άνοιγαν τα εισερχόμενα μηνύματα, δεν είχαν καλλιεργήσει το συνήθειο να τα ταξινομούν σε υπο-φακέλους, μια μικρή αλλά την ίδια στιγμή πολύ μεγάλη απόφαση: τα αποτελέσματα της έρευνας έδειξαν ότι μόνο οι μισοί (52%) των ερωτηθέντων που άφηναν αταξινόμητα τα email του ήταν τελικά ικανοποιημένοι με τον εαυτό τους και τον τρόπο οργάνωσης που έχουν επιλέξει, τη στιγμή που στην κατηγορία των οργανωτικών με τους υπο-φακέλους το ποσοστό ικανοποίησης έφτασε το 71%.
Πώς να κρατάς τα emails σε τάξη
Πολλά προβλήματα μπορούν να προκύψουν από ένα χαοτικό mailbox, όπως το να χαθούν deadlines και προθεσμίες, να είναι δύσκολο ή αδύνατο να ανακτήσεις έγγραφα που καταλήγουν χαμένα μέσα στον αταξινόμητο όγκο (και το search δεν διαβάζει το περιεχόμενό τους) και σε γενικές γραμμές να εξαφανιστεί κάθε αίσθηση ελέγχου του ατόμου επάνω στις καθημερινές του υποχρεώσεις.
Παρακάτω, μερικές συνοπτικές οδηγίες για να έχεις τον έλεγχο στη μάχη με τα αδιάβαστα, όπως παρατέθηκαν από την ομάδα που έκανε την έρευνα στο Πανεπιστήμιο New England:
- Ταξινομήστε τα email σας σε φακέλους κατηγορίας ανά θεματική
- Κατεβάστε έγγραφα που δεν είναι επισυναπτόμενα στα emails αλλά παρατίθενται με υπερσυνδέσμους
- Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο του email για να κρατάτε ένα πρόγραμμα
- Διαγράψτε ανεπιθύμητη αλληλογραφία και καταργήστε την εγγραφή σας από περιττά newsletter
Σε κάθε περίπτωση υπάρχει και ένα υπέροχο μαγικό κόλπο, ανάλογα αποτελεσματικό με το κάψιμο που έκανε ο Ηρακλής στο μυθικό τέρας για να σταματήσει να γεννάει κεφάλια: «Mark all messages as read». Και είσαι έτοιμος.
