Ποιος είναι ο χειρότερος τρόπος να αρχίσεις ένα e-mail;
Θες να επικοινωνήσεις με κάποιον. Τον όποιον και με τον όποιον τρόπο. Είναι χρήσιμο να ξέρεις πως ο τρόπος που θα ανοίξεις αυτήν την κουβέντα, θα κρίνει και την εξέλιξή της. Δηλαδή, αν θα υπάρχει αποτέλεσμα ή θα περάσεις την υπόλοιπη ώρα, προσπαθώντας να εξηγήσεις (και να ξαναεξηγήσεις) τι θες.
Για να υπάρχει πεδίο με το όνομα «ψυχολογικές αρχές της αποτελεσματικής επικοινωνίας» σημαίνει πως πολλά έχουν γίνει πολύ λάθος. Αρχής γενομένης από το ότι θεωρούμε δεδομένη τη διαδικασία. Δηλαδή, αν στείλεις ένα e-mail δεν είναι δεδομένο πως ο παραλήπτης θα σου απαντήσει. Ή θα τακτοποιήσει τα -κατ εσέ- δίκαια αιτήματα σου.
Ας δούμε λοιπόν, πού έχει καταλήξει η επιστήμη ως προς τους χειρότερους τρόπους που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να ξεκινήσουμε ένα email, μορφή επικοινωνίας συνήθως πιο επίσημη από ένα chat ή ένα γραπτό μήνυμα. Εν αντιθέσει δε, με αυτά τα εργαλεία στο e-mail είναι χρήσιμο να μην περιμένουμε άμεση απάντηση. Δεν πρόκειται για συζήτηση που γίνεται σε πραγματικό χρόνο.
Δεν απευθύνεσαι στον παραλήπτη και περνάς κατευθείαν στο παρασύνθημα. Αυτό αποκαλύπτει πως δε δίνεις δεκάρα για έναν αμοιβαίο διάλογο. Δεν εκτιμάς, δε σέβεσαι και δε λαμβάνεις υπ’ όψιν το πρόσωπο στο οποίο στέλνεις το email. Αρκεί ένα απλό «γεια» για να μη φανείς απότομος ή αγενής.
Κάνε έναν κόπο και μην αρχίσεις με αυστηρή κριτική, δριμύ κατηγορώ ή ό,τι άλλο μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να παίξει άμυνα. Θα καταστρέψεις κάθε ενδεχόμενο παραγωγικής επικοινωνίας.
Επειδή γράφεις και δε μιλάς, δεν είναι και πολύ ξεκάθαρος ο τόνος σου. Άρα, ο σαρκασμός μπορεί να παρερμηνευθεί και να εκληφθεί ως προσβολή. Επίσης, άλλο χιούμορ έχεις εσύ, άλλο μπορεί να έχει ο παραλήπτης του e-mail. Ας μη δοκιμάζουμε την τύχη μας.
Οι υποθέσεις επίσης, δε βοηθούν. Αν γράψεις κάτι που πιστεύεις για ενέργειες, προθέσεις ή γνώσεις του ανθρώπου στον οποίον απευθύνεσαι, δε θα δεις προκοπή.
Απόφυγε προσωπικές επιθέσεις και υποτιμητική γλώσσα. Καταστρέφουν κάθε είδους σχέση -ούτως ή άλλως.
Παρεξηγήσεις δημιουργούνται και όταν αρχίζεις το κείμενο σου με απαιτήσεις ή προσδοκίες, χωρίς ίχνος ευγένειας και σεβασμού. Όταν ακούω κάποιον να μου λέει «θέλω», τον διακόπτω πριν ολοκληρώσει και του αναφέρω τι θέλω εγώ από αυτήν τη ζωή (συνήθως λέω πρώτα πως θέλω ένα εξοχικό κοντά σε παραλία).
H χρήση επείγουσας γλώσσας (π.χ. «το χρειάζομαι τώρα» ή το ASAP) χωρίς το κατάλληλο πλαίσιο μπορεί να δημιουργήσει περιττό άγχος και πίεση.
Πού καταλήγουμε; Όπως σε όλες τις άλλες μορφές επικοινωνίας, έτσι και στα e-mails θα πρέπει να λαμβάνουμε υπ’ όψιν μας το γεγονός ότι δεν ξέρουμε σε τι φάση πετυχαίνουμε τον παραλήπτη. Οπότε είναι χρήσιμο να είμαστε θετικοί, φιλικοί και να ξεκάθαροι ως προς τον σκοπό της επικοινωνίας μας, εκφράζοντας τα θέλω μας με σεβασμό.
Οι καλύτεροι τρόποι για να αρχίσεις ένα email
- Τίτλος, Όνομα (Αγαπημένε κύριε Τάδε).
- Γεια σας. Το όνομα μου είναι Τάδε και είμαι υπεύθυνος για ΑΥΤΟ.
- Καλημέρα (καλησπέρα) Τάδε.
- Γεια σας κύριε/κυρία Τάδε. Ήθελα να σας στείλω ένα e-mail για να συνεχίσουμε τη συζήτηση που είχαμε αρχίσει επί του τάδε θέματος.
- Σας ευχαριστώ για το τάδε.
- Ήθελα να σας συγχαρώ για το τάδε.
- Αγαπημένε κύριε/αγαπημένη κυρία Τάδε, σας ζητώ συγγνώμη που δεν απάντησα νωρίτερα, αλλά είχα να διαχειριστώ πολλά e-mails αυτήν την εβδομάδα.
- Προς κάθε ενδιαφερόμενο (θεωρείται επίσημη εισαγωγή όταν το email αφορά κοινό που δε γνωρίζεις πολύ καλά ή δεν υπάρχει ακριβής παραλήπτης).
- Πώς είστε;
- Χαιρετίζω την ομάδα (όταν το e-mail απευθύνεται σε πολλούς ανθρώπους).
